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Sicherer Austausch vertraulicher Dokumente

DSGVO - Sinn und Unsinn?

DSGVO

Über die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) kann man sicher bis zu einem bestimmten Punkt trefflich streiten! Aus unserer Sicht darf es dort keine Diskussion geben, wo es um den Austauch sensibler Dokumente mit Kunden und Geschäftspartnern geht. Das liegt nicht nur im eigenen Interesse, sondern ist ein berechtigtes Anliegen eines jeden Partners.

DSGVO - Sinn oder Unsinn?

Jeder, der einer gewerblichen Tätigkeit nachgeht und oder Inhalte ins Internet stellt, ist in den vergangenen Wochen mit der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) in Berührung gekommen. Die wenigsten dürften diese neue Herausforderung mit Begeisterung aufgenommen haben. Vieles ist überreguliert, viele Konsequenzen scheint man beim Entwurf nicht im Ansatz erahnt zu haben.

Auch hat man in bestimmten Bereichen die völlig Falschen ins Visier genommen.

Man lässt jeden kleinen Blogger und jeden Kleinstgewerbetreibenden ins Messer laufen, anstatt sich die Großen im "Datensammelgewerbe" vorzunehmen. Wie schön wäre es, wenn man Google, Facebook, Amazon und Co. an die Leine nehmen würde. Stattdessen müssen sich Menschen mit Techniken und Verordnungen auseinander setzen, die froh sind, eine Seite ins Internet gestellt zu haben!
Nicht jeder ist IT-Experte oder kann sich einen solchen zusammen mit einem Juristen leisten!

Das Traurigste überhaupt ist, dass letztlich erst Gerichte darüber entscheiden werden, wie die Forderungen der DSGVO in der Praxis umzusetzen sind. Ein Trost an dieser Stelle dürfte sein, dass zumindest diesbezügliche Abmahnungen (so mein Kenntnisstand) noch nicht sehr weit verbreitet sind. Ja, auch der ein oder andere Anwalt steht mit der Technik, die es hier ebenfalls zu verstehen und beherrschen gilt, auf Kriegsfuß!

Das Team bei ArchiCrypt hat in den vergangenen Wochen vielen Kunden zu diesem Thema Rede und Antwort gestanden. Viele Unsicherheiten sind vorhanden. Unsicherheiten, die wir natürlich niemals rechtssicher beantworten können. Wir haben zwar ein umfangreiches Wissen, sind aber keine Juristen.

In diesem ganzen "Nebel des Grauens" zeigte sich jedoch, dass es auch vermehrt Nachfragen zum Thema Sicherer Austausch von Dokumenten gab.

Ein wenig überraschend. Überraschend, weil eines klar sein sollte! Bei aller Diskussion um die Datenschutz Grundverordnung steht fest, dass die Daten von Kunden und Geschäftspartnern so gut wie möglich geschützt werden müssen. Es war nie in Ordnung, wenn Ihnen der Steuerberater ganz offen per Mail die neuste Bilanz zugestellt hat.

Es war nie in Ordnung, wenn Sie an einen Subunternehmer oder einen externen Mitarbeiter Projektdaten einfach ungeschützt per Mail oder Cloud weitergegeben haben. Und es war immer schon fraglich, vom Kunden persönliche Daten per Mail anzufordern und ihn bei der Art und Weise der Übermittlung im Stich zu lassen. Die DSGVO hat in diesem Bereich zumindest dafür gesorgt, dass man sich Gedanken macht.

Kennen Sie XChange?

Sollten Sie zu dem Kreis derer gehören, die vertrauliche Daten versenden oder von Ihren Kunden oder Geschäftspartner anfordern, denken Sei einmal über XChange nach!
Wer vertrauliche Dokumente versenden muss, steht einer Herausforderung gegenüber

Das Problem beim Austausch vertraulicher Dokumente

Eine kurze Schilderung der Grundprobleme beim Versand vertraulicher Dokumente
 
Video XChange 4 Übersicht

Video XChange 4 Übersicht

Lassen Sie uns zunächst einmal das Problem beschreiben, welches mit ArchiCrypt XChange auf geniale Weise gelöst wird.

Angenommen, Sie haben bestimmte vertrauliche Daten, die Sie mit anderen austauschen müssen. Denken Sie an Mitarbeiter im Außendienst oder Home-Office, an Kunden, Mandanten und Geschäftspartner. Die meisten Informationen, die man mit diesem Personenkreis austauscht, sind sensibel und müssen speziell geschützt werden. Entweder geht es um personenbezogene Daten oder um Geschäftsgeheimnisse. Solche Informationen in den falschen Händen richten erheblichen Schaden an.

Vertrauliche Daten müssen verschlüsselt werden. Dann greift auch Paragraph 202a StGB!

Dipl.-Ing. Patric Remus

Verschlüsselungswerkzeuge gibt es durchaus einige. Dabei sind oft die Bedienung komplex, die Herkunft fraglich, die Anschaffung und der Service extrem kostenintensiv oder die Administration sehr aufwendig.

In fast allen Fällen wird dem Empfänger zugemutet, eine bestimmte Software zu installieren oder sogar zu kaufen.

Sie können doch von einem Kunden oder Geschäftspartner nicht ernsthaft erwarten, dass er speziell wegen Ihnen eine Software kauft!

Dipl.-Ing. Patric Remus



Wer ArchiCrypt XChange noch nicht kennt, der sollte sich einmal dieses Video ansehen...

ArchiCrypt XChange löst die Probleme

ArchiCrypt XChange ist eine sehr leistungsfähige Software, mit der kleine Programme erzeugt werden. Diese s.g. XChange Pakete tragen die sensiblen Daten geschützt mit sich und geben die Informationen erst nach Eingabe des vereinbarten Passworts frei.

ArchiCrypt XChange löst auf innovative Weise die Grundprobleme, die beim sicheren Übermitteln sensibler Daten auftreten.

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Diese Fragen klärt die neue Version 4!

Neben den Antworten auf diese großen Fragen bietet die neue Version viele weitere Highlights. Ein Blick in die Feature-Matrix zeigt, welche Funktion in der Standard- und welche in der Pro-Version enthalten sind.
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Wie überträgt man große Dateien?

ArchiCrypt XChange verbindet die Vorteile einer Cloud mit der Sicherheit der XChange Pakete. Sofern Sie ein Konto bei einem der großen Cloud-Anbieter (Dropbox, Google Drive, OneDrive, Strato HiDrive) besitzen, kann XChange die Daten automatisch dort ablegen, einen Freigabelink erzeugen und diesen Link zum Beispiel als QR Code oder als Text in einer E-Mail an den Empfänger senden.
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Wie kann der Kunde oder Geschäftspartner Daten zurück senden?

Der Austausch von sensiblen Daten ist meist keine Einbahnstraße. XChange erlaubt auf sensationell einfache Weise die Rückübertragung. Der Kunde zieht die gewünschten Dateien per Drag&Drop auf das original XChange Paket, gibt sein Passwort ein und schon erscheinen die verschlüsselten Daten in einer an Sie adressierten E-Mail!
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Wie kann man sensible Daten an einen großen Personenkreis verteilen?

ArchiCrypt XChange kann die XChange Pakete mit bis zu 100 verschiedenen Passwörtern gleichzeitig absichern.

Dies bringt gerade dann, wenn man regelmäßig sensible Informationen an einen sich stetig ändernden Personenkreis verteilt, enorme Vorteile. Während Ein-Passwort-Lösungen bei jeder Änderung der Gruppe eine Neuverteilung des Passwortes an alle erfordern, können Sie bei XChange Paketen einfach einzelne Personen entfernen oder hinzufügen.
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Wie kann man den sicheren Austausch von Daten innerhalb von Arbeitsgruppen und Teams realisieren?

ArchiCrypt XChange kombiniert hier verschiedene Fähigkeiten, um kostengünstig und unkompliziert den sicheren Austausch innerhalb einer Gruppe zu realisieren. Mit Hilfe eines initialen XChange Pakets, welches für jedes Teammitglied ein eigenes Passwort enthält, kann jedes Teammitglied mit jedem anderen in der Gruppe Daten austauschen.
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XChange überzeugt mit vielen Details

Wesentliche Merkmale von ArchiCrypt XChange

Kostenlos für Ihre Kunden und Geschäftspartner

Kostenlose Verwendung durch Kunden und Geschäftspartner

Sie erwerben ArchiCrypt XChange und erstellen die XChange Pakete zum Übersenden der Daten.

Der Kunde muss sich bei keinem Dienst anmelden und keine Software kaufen.
Keine Installation beim Empfänger

Keine Installation erforderlich

XChange Pakete erfordern beim Empfänger keine Softwareinstallation.

Einfach per Doppelklick das XChange Paket starten und man erhält nach Eingabe des Passwortes Zugriff auf die vertraulichen Dokumente.
Austausch in beide Richtungen

Senden in beide Richtungen

Der Austausch von sensiblen Daten ist meist keine Einbahnstraße.

Wie soll der Kunde Ihnen Dokumente zukommen lassen, wie wird ein überarbeiteter Vertragsentwurf zurück übertragen, wie das Ergebnis eines Auftrags? Aus Unkenntnis kommt hier leider sehr oft der offene Versand per E-Mail oder ein einfacher Cloud-Link zum Einsatz.

Lassen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner nicht im Regen stehen!

Geben Sie ihren Partnern durch Einsatz der Professional-Version dauerhaft die Möglichkeit, sicher Dokumente mit Ihnen austauschen zu können.
Machen Sie eine klare Vorgabe, wenn es um das Thema Datensicherheit geht.

Die Pro Version gestattet es jedem Empfänger Daten verschlüsselt an Sie zurück zu senden. Das Passwort genügt.

Für den Kunden oder Geschäftspartner ist das Zurücksenden immer ein Problem gewesen. Soll er sich auch eine Software kaufen, oder das Risiko des offenen Versands eingehen? Diese Frage ist beantwortet!
Versand großer Dateien

Übertragen großer Dateien

ArchiCrypt XChange setzt bei Bedarf bekannte Cloud Anbieter ein, um große Datenmengen zu übertragen.

Dropbox, Google Drive, OneDrive und Strato HiDrive dienen als Zwischenlager für die verschlüsselten XChange Pakete.

Der Empfänger erhält einen QR Code oder einen speziellen Freigabelink über den er die Daten laden kann.

Cloud-Dienste sind im Prinzip eine feine Sache. Wer jedoch darauf vertraut, dass sensible Daten ohne spezielle Maßnahmen dort gut aufgehoben sind, ist schlecht beraten!

Dipl.-Ing. Patric Remus


Mit XChange können Sie in der Standard-Version Dokumente in einem Umfang von bis zu 100 Megabyte in ein XChange Paket übernehmen. Mit der Pro Version sind es sogar bis zu 1 Gigabyte
Einfache Bedienung

Einfache Bedienung

Die Bedienung auf Empfängerseite ist mehr als einfach und selbst für Computerlaien sofort möglich. Passwort eingeben und entschlüsselte Dateien anzeigen lassen.

Wurde die Pro-Version eingesetzt, kann ein Kunde, Mitarbeiter oder Geschäftspartner kinderleicht Daten an Sie zurück senden. Er zieht die Dateien per Drag&Drop (Ziehen und Ablegen) auf das Symbol des XChange Pakets und gibt sein Passwort ein. Schon wird eine E-Mail erstellt, die Sie als Empfänger hat und an die das XChange Antwort-Paket angehängt ist. Alles was der Kunde tun muss ist auf Senden zu klicken.
Verteilung an großen Personenkreis

Verteilung an großen Personenkreis

Wenn Sie regelmäßig vertrauliche Daten an einen sich ständig ändernden Personenkreis verteilen müssen, dann kennen Sie das Problem, welches sich aus der Verwendung eines einzigen Passwortes ergibt. Soll eine Person ausgeschlossen werden, dann müssen Sie das Passwort ändern und dieses geänderte Passwort allen weiterhin berechtigten Mitteilen.

Die Pro Version kann ein XChange Paket mit bis zu 100 verschiedenen und unabhängigen Passwörtern schützen. Jede berechtigte Person erhält ihr eigenes Passwort. Soll eine Person nicht mehr auf die Inhalte zugreifen dürfen, dann wird einfach das entsprechende Passwort aus der Liste entfernt. Die verbleibenden Personen können weiter mit ihrem bekannten Passwort auf die neu erstellten XChange Pakete zugreifen. Sie ersparen sich also zeitraubende Verteilung des neuen Passworts.
Werbung für Sie

Werbeeffekt

Alleine der Umstand, dass Sie durch den Einsatz von ArchiCrypt XChange signalisieren, dass Datensicherheit in Ihrem Tätigkeitsfeld wichtig ist, erzielen Sie einen Imagegewinn. Stellen Sie Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartner mit der Pro Version dann noch eine Möglichkeit zur Verfügung auf einfachste Art und Weise sicher vertrauliche Daten auszutauschen, bieten Sie einen Service, der einen klaren Mehrwert gegenüber Mitbewerbern darstellt.

Der Cloud: Das Aussehen der XChange Pakete beim Kunden können Sie in jedem Detail festlegen. Corporate-Design ist ein wichtiges Gut. Integrieren Sie Ihr Logo, verweisen Sie auf Ihre WEB Seite, lassen Sie Ihre Kontaktdaten anzeigen und passen Sie die Farben an die in Ihrem Unternehmen üblichen an. Wer dies nicht möchte, kann auf eine der vielen fertigen Designvorlagen zurückgreifen.
Die Werbewirkung ist nicht zu unterschätzen. Wer dem Kunden vermittelt, dass er Wert auf Datensicherheit legt, gewinnt an Vertrauen. Und Vertrauen ist kostbar!

Dipl-Ing. Patric Remus

Sicherer Austausch in Arbeitsgruppen und Teams

Sicherer Austausch vertraulicher Daten in Gruppen und Teams

In Teams und Arbeitsgruppen müssen Daten meist regelmäßig ausgetauscht werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es kaum möglich, extrem teure Software einzusetzen die zudem aufwendig administriert werden muss.

ArchiCrypt XChange verknüpft auf geniale Weise verschiedene Fähigkeiten der XChange Pakete um in Gruppen den einfachem und effizienten Austausch sensibler Daten zu realisieren.
Mit ArchiCrypt XChange wird ein initiales XChange Paket erstellt, welches für jedes Mitglied der Gruppe ein persönliches Passwort enthält. Fortan können alle Mitglieder der Gruppe die zu übermittelnden Daten per Drag&Drop auf dieses Paket ziehen, ihr Passwort eingeben und das automatisch erzeugte Antwort-Paket verteilen. Andere Mitglieder der Gruppe ziehen dieses Antwort-Paket auf das ursprüngliche XChange Paket, geben ihr persönliches Passwort ein und können auf die Daten zugreifen. Keiner muss das Passwort des jeweils anderen kennen!
Scheidet ein Mitglied aus der Gruppe aus, wird ein neues XChange Paket ohne dessen Passwort erzeugt. Die restlichen Gruppenmitglieder können weiterhin mit Ihrem Passwort arbeiten.
Übersetzung in wenigen Minuten

Einfache Übersetzung in andere Sprachen

XChange Pakete können in wenigen Minuten in andere Sprachen übersetzt werden. Dank der Unicode Unterstützung sogar in Sprachen wie Russisch oder Chinesisch. Die Übersetzung kann selbstverständlich als wiederverwendbare Vorlage gespeichert werden.
Qualität im Detail

Blick für Details

Auch wenn der Empfänger der XChange Pakete im Mittelpunkt der Bemühungen stehen muss. ArchiCrypt XChange selbst ist ebenfalls sehr einfach zu bedienen. Eine umfangreiche Hilfe und Lernvideos für nahezu jedes Detail helfen bei offenen Fragen sofort weiter.
Häufig wiederkehrende Aufgaben können als so genannte JOB Dateien gesichert werden und erlauben das Erstellen der XChange Pakete mit wenigen Mausklicks.

Im Unternehmensumfeld kann die Pro Version von einem Administrator eingerichtet werden. Dabei kann zum Beispiel festgelegt werden, welches Aussehen die XChange Pakete haben sollen, wie lang ein Passwort sein muss und nach welchem Schema XChange Pakete benannt werden sollen.

Wenn es um das Einrichten von ArchiCrypt XChange auf mehreren Rechnern geht, helfen die Import- und Exportfunktion für Einstellungen.
Best practice mit XChange

Best Practice - Erfolgsrezept XChange

Die Weitergabe der vertraulichen Dokumente mit XChange erfordert im Vorfeld einige Überlegungen. Welches Format für die Weitergabe mit XChange sollte man wählen und wie sollte man die XChange Pakete weiter geben.
XChange bietet verschiedene Formate an. Es gibt selbstentschlüsselnde XChange Pakete und es gibt das s.g. XAWP-Format, welches den kostenlosen XChange Viewer voraussetzt.

Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, die XChange Pakete an den oder die Empfänger zu verteilen.

Un Ihnen diese Entscheidungen zu erleichtern, haben wir Ihnen zwei Entscheidungshilfen erstellt.

Entscheidungshilfe XChange Paket Format
Entscheidungshilfe Übertragungsweg für XChange Pakete
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Weitere Informationen...

ArchiCrypt XChange Standard

EUR69,95

Standard Version

Einzelplatzlizenz (Standard-Version)
Sehen Sie sich die Details zu ArchiCrypt XChange auf der Programmseite an. Dort erhalten Sie eine Testversion, die hinsichtlich des Funktionsumfangs der Standard-Version entspricht und können auf die komplette Online-Hilfe zugreifen. Für weniger versierte Anwender steht ein kompletter Online-Lehrgang zur Verfügung. Jedes Detail wird in über zwei Stunden Video erläutert.

ArchiCrypt XChange Pro

EUR149,95

Professional

Einzelplatzlizenz (Professional-Version)
Inkl. Rückantwort Feature, Absicherung mit bis zu 100 Passwörtern, Austausch in Teams und Arbeitsgruppen