XChange Pakete, die mit der Pro Version erzeugt wurden, haben eine spezielle Eigenschaft.
Ein Empfänger kann vertrauliche Dokumente, die er Ihnen auf sichere Weise zukommen lassen möchte, einfach auf das XChange Paket ziehen und ablegen. Gibt er sein Passwort ein, wird ein s.g. Antwort-Paket erstellt und, sofern Sie dies festgelegt haben, an eine E-Mail angehängt, bei der Sie bereits als Empfänger eingetragen sind und ein bestimmter Betreff vorgegeben ist.
Alle mit der Pro Version erzeugten XChange Pakete haben diese Eigenschaft. Die maximale Größe der Dateien, die ein Kunde, Mandant oder Geschäftspartner an Sie zurücksenden kann, beträgt dabei 100 Megabyte. Es können unbegrenzt Antwortpakete erzeugt werden.
TIPP: Wenn Sie einen Kunden, Mandanten oder Geschäftspartner haben, der Ihnen regelmäßig vertrauliche Dokumente zusenden muss, stellen Sie ihm ein XChange Paket zur Verfügung. Er kann Ihnen mit diesem XChange Paket dann dauerhaft Daten sicher übermitteln.
Um dem Empfänger, also dem Absender der Antwort-Pakete das Leben so leicht wie möglich zu machen, sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen:
1.Starten Sie den Themen-Editor und laden Sie ggf. Ihr Thema.
2.Gehen Sie zu Meldungen und Steuerung
3.Scrollen Sie in der Tabelle bis zur Zeile 45 und geben Sie dort eine E-Mail Adresse an, an die das Antwort-Paket geschickt werden soll. Dabei empfiehlt es sich, eine Funktionsbezogene Mail-Adresse (Support@,Office@,Vertragsbearbeitung@) zu wählen, da diese unabhängig von Personen sind und oft zeitlich unbefristet gültig sind. Eventuell können Sie ein spezielles Mailpostfach erstellen, welches ausschließlich für eingehende XChange Antwort-Pakete eingesetzt wird.
4.Geben Sie in Zeile 46 bei Bedarf eine Betreffzeile vor. Sie kann in Ihrem E-Mail-Client dazu dienen, entsprechende E-Mails zu identifizieren. ArchiCrypt No Spam kann derartige Nachrichten zum Beispiel erkennen und automatisch bestimmte Aktionen ausführen.
5.Mit der Angabe von ZIP oder dem Weglassen (zum Beispiel "-" eintragen) in Zeile 47 legen Sie das Format für die Antwort fest.
Bei Angabe von ZIP wird ein vollwertiges XChange Paket mit den neuen Daten erzeugt und in ein ZIP Archiv gepackt. Ihre ggf. vorhandene Signatur wird durch die Änderung ungültig. Es erfolgt also ein gezippter Versand einer nicht signierten ausführbaren Datei. Dies kann ein Sicherheitsproblem darstellen.
Beim Weglassen der Angabe ZIP wird eine Datei in einem speziellen Antwort-Paket Format (Dateiendung XAWP) erstellt. Diese Datei ist selbst nicht ausführbar und kann gefahrlos auf dem Rechner auf dem ArchiCrypt XChange installiert ist, per Doppelklick geöffnet werden, oder, auf jedem Rechner mit einem beliebigen XChange Paket, durch Ziehen und Ablegen auf dieses Paket.
Diese Einstellung wirkt sich auch dann aus, wenn keine E-Mail erstellt wird.
6.Speichern Sie das Thema und vergeben Sie einen sprechenden Namen (zum Beispiel "Antwort Thema Siemens").
7.Starten Sie jetzt XChange und verwenden Sie das gerade angepasste Thema. Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, den Assistenten ein Mal zu durchlaufen und die Einstellungen als JOB zu sichern. Sie können damit Texte und Einstellungen auch beim Erzeugen anderer Pakete wieder verwenden.
TIPP: XChange Pakete haben im Titel eine kleine Hilfeschaltfläche über die ein Empfänger eines XChange Pakets Hilfe zur Bedienung erhält. Sie können diesen Link im Themen-Editor ändern (Zeile 50) und zum Beispiel auf eine eigene Seite verweisen, die konkrete Hinweise und Anweisungen gibt (so ist es auch möglich, Screenshots zu verwenden, die Ihr Thema zeigen).
HINWEIS: Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das erste XChange Paket zu signieren und im Thema festzulegen, dass Antworten im XAWP Format (Zeile 47 Angabe "-") erzeugt werden.
